Concevoir et animer des réunions productives

Analyser son vécu des réunions

• Faire le constat des expériences d'animateur et de participant à tout type de réunion, et en tirer des conclusions.

La réunion est-elle nécessaire ?

• Prendre conscience de l'investissement que représente une réunion (temps, hommes, moyens...) et définir les autres choix possibles.

Pourquoi une réunion ? Quel type de réunion ?

• Définir les enjeux et objectifs d'une réunion.
• Recenser les différents types de réunion (information, échange, négociation,...), clarifier leurs finalités respectives et établir des critères de choix.

A quel moment, selon quelle fréquence ?

• Mettre en place un planning ou des espaces-temps propices à la réunion, en tenant compte de l'activité et de l'occupation des personnes concernées.

Quelle préparation . Quelle échéance ? Qui fait quoi ?

• Rédiger l'invitation et l'ordre du jour de la réunion pour faboriser la parépartion des participants, et effectuer les préparatifs nécessaires (salle, supports, matériels...).
• Assurer le succés de sa réunion en préparant et en se préparant.
• Répartir les rôles principaux : l'animateur, le rédacteur, le cadenceur ...

Animer : comment démarrer ? Quelle méthode choisir ? Quel pilotage du groupe ?

• Favoriser l'implication des participants par un cadrage précis des objectifs, du temps, de la méthode et des règles du jeu.
• A partir d'une redécouverte des 7 méthodes de travail (travail en sous-groupes, réflexion individuelle, ...), présenter au groupe la technique retenue et le plan d'animation.
• Identifier son mode de pilotage "naturel" et l'adapter selon la participation souhaitée de chacun.

Participer : quel positionnement ?

• Savoir être acteur dans le groupe de travail sans s'imposer ni être passif

Animer : que faire en cas de problème ?

• Lister les situations déstabilisantes (flou sur l'animation, attitude négative d'un participant...), et chercher des solutions possibles.

Comment conclure ?

• Favoriser le résultat de la réunion par une bonne clôture du travail et la rédaction d'un compte rendu.
• Planifier les actions de suivi.

• Apports théoriques.
• exercices pratiques.
• Mises en situation.

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