Rédiger efficacement lettres et e-mails
Cerner le profil d’un destinataire d’une communication par e-mail
- Qu’attend-on soi-même d’un e-mail à réception ?
- Qu’en est-il des attentes de ses destinataires ?
- Sur quels aspects de la communication par écrit exercer sa vigilance ?
Préparer le message à transmettre
1/ Le et/ou les destinataire(s)
- A qui s’adresse le message ? Quel est le contexte ? Quel est l’enjeu ?
- Le destinataire est-il unique ? Multiple ? Concerné directement, indirectement ? Interne ou externe ?
- Quelles personnes doivent être en copie ? Pour quelles raisons ? Savoir discerner les bons destinataires
- Pour ou contre la fonction « copie cachée » ? Les règles générales
2/ L’émetteur et l’objectif de l’e-mail
- Quel est votre statut d’émetteur par rapport au destinataire ?
- Quel est l’objectif : informer, influencer pour décision, pour action, transmettre des consignes, expliquer, rassurer ?
- Est-ce un e-mail en réponse à un e-mail reçu ? En émission première ?
- L’e-mail est-il bien le meilleur moyen de communication en cette circonstance ?
- Pour ou contre la fonction « demande d’accusé réception » ? Les règles générales
Organiser la rédaction du message
1/ Un message intelligible
- Formuler un objet explicite, incitatif : les 5 règles
- Le plan de rédaction en 3 étapes
- L’ordre des phrases : l’essentiel dans la première phrase
- Les liens logiques entre les idées : mots de liaison
- Les mots « boutons » : sources de malentendus, de quiproquo, qui heur tent le destinataire…
- Les 3 méthodes du message « en réponse »
- La pertinence des pièces jointes par rapport au message
2/ Un message lisible
- La lisibilité des phrases : longueur, ordre des mots et construction (syntaxe)
- Eviter les pièges de la conjugaison : le futur ou le conditionnel ? Les risques de l’’impératif Choisir le temps qui traduit l’intention du message
- Le choix des mots : ceux qui « parlent », qui mobilisent efficacement
- L’emploi des signes de ponctuation dans un e-mail
- Développer le réflexe de la relecture avant envoi : les points clés de vérification
- Tirer profit de la mise en forme
- Le sens des repères typographiques : taille des caractères, couleur, ponctuation, abréviations courantes
- Garder les réflexes de courtoisie et savoir en tirer parti
- Le choix de signature automatique : les éléments constituants et leur pertinence en interne ? En externe ?
- Optimiser l’organisation de sa messagerie en réception
- La création de dossiers de classement
- L’utilisation des filtres de répartition
- L’utilisation des fonctionnalités : tri des messages, délais de traitement, logique des drapeaux…
- Alternance de courts exercices ludiques pour prendre conscience des fondamentaux de la communication par e-mail.
- Travaux de réécriture de mails erronés et travaux de rédaction sur cas pratiques pour application.
- Remise d’un dossier de stage.
durée : 2 jours
Dates à venir :
- 21-22 mars 2019
- 10-11 juillet 2019
- 27-28 novembre 2019
Faire un suivi des acquis
Tarif du suivi : 340 € HT
- 3 entretiens téléphoniques d’1heure, avec un formateur, répartis sur 3 mois
- Ou 2 heures d’entretien en face à face