Rédiger efficacement lettres et e-mails

Cerner le profil d’un destinataire d’une communication par e-mail

  • Qu’attend-on soi-même d’un e-mail à réception ?
  • Qu’en est-il des attentes de ses destinataires ?
  • Sur quels aspects de la communication par écrit exercer sa vigilance ?

Préparer le message à transmettre

1/ Le et/ou les destinataire(s)

  • A qui s’adresse le message ? Quel est le contexte ? Quel est l’enjeu ?
  • Le destinataire est-il unique ? Multiple ? Concerné directement, indirectement ? Interne ou externe ?
  • Quelles personnes doivent être en copie ? Pour quelles raisons ? Savoir discerner les bons destinataires
  • Pour ou contre la fonction « copie cachée » ? Les règles générales

2/ L’émetteur et l’objectif de l’e-mail

  • Quel est votre statut d’émetteur par rapport au destinataire ?
  • Quel est l’objectif : informer, influencer pour décision, pour action, transmettre des consignes, expliquer, rassurer ?
  • Est-ce un e-mail en réponse à un e-mail reçu ? En émission première ?
  • L’e-mail est-il bien le meilleur moyen de communication en cette circonstance ?
  • Pour ou contre la fonction « demande d’accusé réception » ? Les règles générales

Organiser la rédaction du message

1/ Un message intelligible

  • Formuler un objet explicite, incitatif : les 5 règles
  • Le plan de rédaction en 3 étapes
  • L’ordre des phrases : l’essentiel dans la première phrase
  • Les liens logiques entre les idées : mots de liaison
  • Les mots « boutons » : sources de malentendus, de quiproquo, qui heur tent le destinataire…
  • Les 3 méthodes du message « en réponse »
  • La pertinence des pièces jointes par rapport au message

2/ Un message lisible

  • La lisibilité des phrases : longueur, ordre des mots et construction (syntaxe)
  • Eviter les pièges de la conjugaison : le futur ou le conditionnel ? Les risques de l’’impératif Choisir le temps qui traduit l’intention du message
  • Le choix des mots : ceux qui « parlent », qui mobilisent efficacement
  • L’emploi des signes de ponctuation dans un e-mail
  • Développer le réflexe de la relecture avant envoi : les points clés de vérification
  • Tirer profit de la mise en forme
  • Le sens des repères typographiques : taille des caractères, couleur, ponctuation, abréviations courantes
  • Garder les réflexes de courtoisie et savoir en tirer parti
  • Le choix de signature automatique : les éléments constituants et leur pertinence en interne ? En externe ?
  • Optimiser l’organisation de sa messagerie en réception
  • La création de dossiers de classement
  • L’utilisation des filtres de répartition
  • L’utilisation des fonctionnalités : tri des messages, délais de traitement, logique des drapeaux…
  • Alternance de courts exercices ludiques pour prendre conscience des fondamentaux de la communication par e-mail.
  • Travaux de réécriture de mails erronés et travaux de rédaction sur cas pratiques pour application.
  • Remise d’un dossier de stage.

durée : 2 jours

Dates à venir :

  • 11-12 décembre 2017
  • 12-13 septembre 2018
  • 06-07 décembre 2018

Faire un suivi des acquis

Tarif du suivi : 340 € HT
  • 3 entretiens téléphoniques d’1heure, avec un formateur, répartis sur 3 mois
  • Ou 2 heures d’entretien en face à face