Rédiger efficacement lettres et e-mails

Cerner le profil d’un destinataire d’une communication par e-mail

• Qu’attend-on soi-même d’un e-mail à réception ?
• Qu’en est-il des attentes de ses destinataires ?
• Sur quels aspects de la communication par écrit exercer sa vigilance ?

Préparer le message à transmettre

1/ Le et/ou les destinataire(s)

• A qui s’adresse le message ? Quel est le contexte ? Quel est l’enjeu ?
• Le destinataire est-il unique ? Multiple ? Concerné directement, indirectement ? Interne ou externe ?
• Quelles personnes doivent être en copie ? Pour quelles raisons ? Savoir discerner les bons destinataires
• Pour ou contre la fonction « copie cachée » ? Les règles générales

2/ L’émetteur et l’objectif de l’e-mail

• Quel est votre statut d’émetteur par rapport au destinataire ?
• Quel est l’objectif : informer, influencer pour décision, pour action, transmettre des consignes, expliquer, rassurer ?
• Est-ce un e-mail en réponse à un e-mail reçu ? En émission première ?
• L’e-mail est-il bien le meilleur moyen de communication en cette circonstance ?
• Pour ou contre la fonction « demande d’accusé réception » ? Les règles générales

Organiser la rédaction du message

1/ Un message intelligible

• Formuler un objet explicite, incitatif : les 5 règles
• Le plan de rédaction en 3 étapes
• L’ordre des phrases : l’essentiel dans la première phrase
• Les liens logiques entre les idées : mots de liaison
• Les mots « boutons » : sources de malentendus, de quiproquo, qui heur tent le destinataire…
• Les 3 méthodes du message « en réponse »
• La pertinence des pièces jointes par rapport au message

2/ Un message lisible

• La lisibilité des phrases : longueur, ordre des mots et construction (syntaxe)
• Eviter les pièges de la conjugaison : le futur ou le conditionnel ? Les risques de l’’impératif Choisir le temps qui traduit l’intention du message
• Le choix des mots : ceux qui « parlent », qui mobilisent efficacement
• L’emploi des signes de ponctuation dans un e-mail
• Développer le réflexe de la relecture avant envoi : les points clés de vérification
• Tirer profit de la mise en forme
• Le sens des repères typographiques : taille des caractères, couleur, ponctuation, abréviations courantes
• Garder les réflexes de courtoisie et savoir en tirer parti
• Le choix de signature automatique : les éléments constituants et leur pertinence en interne ? En externe ?
• Optimiser l’organisation de sa messagerie en réception
• La création de dossiers de classement
• L’utilisation des filtres de répartition
• L’utilisation des fonctionnalités : tri des messages, délais de traitement, logique des drapeaux…

• Alternance de courts exercices ludiques pour prendre conscience des fondamentaux de la communication par e-mail.
• Travaux de réécriture de mails erronés et travaux de rédaction sur cas pratiques pour application.
• Remise d’un dossier de stage.

durée : 2 jours

Dates à venir :

• 21-22 mars 2019
• 10-11 juillet 2019
• 27-28 novembre 2019